I oktober 2006 kom Fornyings- og administrasjonsdepartementet med et forslag til nye regler om arbeidsgivers adgang til innsyn i ansattes e-post m.v. Forslaget innebærer en betydelig innstramming for arbeidsgivers innsynsrett, og har møtt motstand fra arbeidsgiversiden. Advokatfullmerktig Camilla Berhoftsen (bildet) har forfattet  LAs høringssvar hvor det  gis klart uttrykk  for at LA er imot  i store deler av forslaget.

Departementets forslag til en ny personopplysningsforskrift tar utgangspunkt i at de ansattes e-postkasse ved virksomheten skal være lukket for innsyn fra arbeidsgiver. I denne sammenheng er dette definert som e-post sendt fra eller til en e-postadresse inneholdende en konkret arbeidstakers navn eller initialer uavhengig av om e-posten er virksomhetsrelatert eller ikke. I praksis er de aller fleste e-postkonti bygget opp på denne måten. Følgelig vil hovedregelen være at arbeidsgiver ikke skal ha tilgang til virksomhetsrelatert informasjon som er sendt fra eller til disse adressene. Virksomhetsrelatert e-post er e-post som er knyttet til gjennomføring av arbeidsoppgaver.

Departementets forslag åpner for noen få unntak fra dette utgangspunktet. I enkelte konkrete situasjoner skal arbeidsgiver kunne foreta innsyn for å hente ut nødvendig virksomhetsrelatert e-post. Innsyn skal alltid være saklig begrunnet. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt.

Samtykke fra arbeidstaker har i lang tid vært tilstrekkelig grunnlag for lovlig innsyn fra arbeidsgiver. Forslaget innebærer en klar innskrenkning av gjeldende rett på dette området. Ut i fra forslaget kan ikke arbeidsgiver og arbeidstaker avtale at arbeidsgiver skal ha en mulighet for innsyn i e-post uten at arbeidstaker tar selvstendig initiativ til dette. Arbeidsgiver kan med andre ord ikke kontakte arbeidstaker å spørre om samtykke til innsyn slik som tidligere.

LA har i sitt høringssvar til departementet gitt uttrykk for at forskriftsforslaget oppstiller for snevre rammer for arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post. LA støtter heller ikke forslagets utgangspunkt som forbyr arbeidsgiver innsyn i ansattes e-post.

En stadig økende mengde av korrespondanse til virksomheter foregår via e-post. Dette medfører at arbeidsgiver får et større behov for å ha tilgang til elektronisk lagrede opplysninger arbeidstakeren mottar på virksomhetens vegne. Vi bør derfor ha et regelverk som åpner for at arbeidsgiver kan få tilgang til virksomhetsrelaterte dokumenter på en effektiv måte. Dette krever at regelverket tar utgangspunkt i at e-post er et arbeidsverktøy, og at virksomheter kan ha et viktig behov for effektiv informasjonsflyt også ved ansattes fravær.

Når det er sagt så er LA enig med departementet i at ansatte har behov for en privat sfære også på jobb. Det er imidlertid fullt mulig å lage systemer som også ivaretar arbeidstakernes behov. E-postsystemet kan for eksempel settes opp slik at e-post sendt fra angitte e-postadresser automatisk havner i en privat mappe. På denne måten reduseres muligheten for at arbeidsgiver kan komme til å se en privat e-post i forbindelse med arbeidsprosesser.

På bakgrunn av det ovennevnte bør arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett og eierskap til utstyret som benyttes, også ha rett til å bestemme over bruken av dette og ha eierskap til de virksomhetsrelaterte dokumenter virksomheten mottar. LA mener således at hovedregelen i personopplysningsforskriften bør være at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post m.v. For så å gjøre unntak for det som er privat.

Oversikten viser til e-post, men gjelder alle typer elektronisk kommunikasjon og filer i et datasystem.

Den foreslåtte Personopplysningsforskriften er nå til videre behandling, og det er uklart hvorvidt det vil bli gjort endringer og i tilfelle når forskriften trer i kraft.